Päivitetty 28.2.2023

1. Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Keräämme henkilötietoja jäsensuhteen hoitamista varten (jäsenrekisteri) ja uutiskirjemarkkinointia ja -tiedottamista varten (uutiskirje- ja positio-lehden tilaajarekisteri). Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on suostumus, osapuolten välinen sopimus tai omaehtoinen liittyminen sähköpostilistallemme.

2. Rekisterinpitäjä

GeoForum Finland ry
Y-tunnus: 3141406-2
Maria 01, Lapinlahdenkatu 16, 00180 Helsinki

3. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Miika Kostamo
miika.kostamo@geoforum.fi
+358 (0)40 7500 615

4. Rekisterin sisältö ja säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot. 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojasi vastaanottavat yhdistyksemme työntekijät. Tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Uutiskirjeiden lähettämiseen käytämme HubSpot-palvelua, jonka palvelimelle tallennetaan sähköpostimarkkinointiin tarvittavat yhteystiedot (sähköpostiosoite, henkilön nimi, yrityksen nimi). HubSpot tietosuojakäytäntöjä voi lukea täältä.

Säilytämme henkilötietoja asiakassuhteen keston mukaisen ajan tai kunnes henkilö poistuu sähköpostilistaltamme.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia käsitellään luottamuksellisesti.

7. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle.

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus rajoittaa tai peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn (esimerkiksi kieltää markkinoinnin). Tallennettuja tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

8. Henkilötietojen käyttötarkoitukset ja käsittelyperuste

GeoForum on voittoa tavoittelematon yhdistys, joka kokoaa yhteen alan merkitykselliset sidosryhmät. Yhdistys kehittää yhteistyötä paikkatietoalan ja paikkatietoja käyttävien organisaatioiden; yritysten, julkishallinnon, opetus- ja tutkimuslaitosten kesken. GeoForum Finland ry tuottaa koulutuksia ja tapahtumia jäsenyhteisöjen, sidosryhmien ja niiden edustajien tarpeisiin ja edistääkseen paikkatietoalan ja paikkatiedon merkityksen ymmärrystä yhteiskunnassa.

GeoForum Finland ry ja jäsenyhteisöjen välisen jäsensuhteen ylläpitämiseksi käsittelemme jäsenyhteisöjemme edustajina toimivien henkilöiden henkilötietoja. Tietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenorganisaation ja yhdistyksen välisen jäsensuhteen ylläpito, tapahtumien ja koulutuksien  järjestäminen, yhdistyksen toiminnasta viestiminen, alan julkaisuna toimivan Positio-lehden jakelu ja toiminnan kehittäminen.

Tapahtumiin ja koulutuksiin liittyvien asiakassuhteiden ylläpitämiseksi käsittelemme osallistujien henkilötietoja. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tapahtumanhallinta, kuten laskutuksen ja palkkionmaksun edellyttämä tietojen käsittely. Käsittelemme sidosryhmien ja heidän edustajiensa tietoja sidosryhmäyhteydenpidon hoitamiseksi. Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu GeoForum Finland ry:n ja sen jäsenorganisaation edustajan väliseen suhteeseen, sidosryhmäsuhteeseen tai koulutusten ja tapahtumien perusteella syntyvään asiakassuhteeseen. Edellä mainittujen perusteiden lisäksi voimme käsitellä henkilötietoja nimenomaisen ja yksilöidyn suostumuksen perusteella. Suostumuksen voit peruuttaa milloin tahansa ottamalla yhteyttä GeoForum Finland ry.

Käsittelemme tapahtumien ja koulutusten järjestämisen yhteydessä rekisteröidystä seuraavia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdolliset allergiat ja erityisruokavaliot, jos tapahtumaan liittyy ruokatarjoilu, työtehtävä ja organisaatio, luennoitsijoilta keräämme palkkiokuluihin liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnuksen ja tilinumeron.

9. Valokuvaus

GeoForum Finland ry:n järjestämissä tapahtumissa pätevät samat oikeudet ja vastuut valokuvauksen osalta, kuin missä tahansa muussakin julkisessa tilassa. Kuvamateriaalia käytetään yhdistyksen yleisessä markkinoinnissa.